Coronavirus – Le email come supporto per l’emergenza

Dallo Smart working agli strumenti automatizzati per l’invio di email

L’emergenza Coronavirus tiene banco da giorni. Gli appelli delle autorità sono chiari: “State in casa”.
Ma cosa possono fare i lavoratori? La parola chiave è smart working. In Italia ci sono 8,3 milioni di potenziali smart worker. Si stima che questo lunedì i lavoratori impegnati in forme di telelavoro siano 2 milioni. Il numero è destinato a crescere notevolmente in tutta la penisola e nel mondo al fine di evitare i contagi limitando i contatti tra le persone, lavoratori compresi.

Qual è il ruolo delle email nell’emergenza Coronavirus? Sicuramente quello di semplificare la gestione del lavoro da casa e quello di facilitare la diffusione di informazioni utili tra cittadini e organi di competenza.

 

Cos’è lo smart working e come può aiutarci a gestire l’emergenza

Per smart working (letteralmente lavoro agile) si intende un tipo di lavoro indipendente dalla postazione fisica del lavoratore, facilitato dall’uso di strumenti informatici e telematici. Sebbene a livello teorico esistano sottili differenze tra smart working e telelavoro, i termini sono diventati nell’uso comune interscambiabili.

In un periodo d’emergenza come questo dove, a causa dell’elevata capacità di contagio del Coronavirus, sarebbe meglio evitare i contatti ravvicinati tra persone, moltissime aziende stanno dando la possibilità ai loro dipendenti di lavorare da casa in modalità smart working.

Nell’ambito delle misure adottate dal Governo per il contenimento e la gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19, il Presidente del Consiglio dei ministri ha emanato il 1° marzo 2020 un nuovo Decreto che interviene anche sulle modalità di accesso al telelavoro. Se sei interessato, puoi accedere alla procedura semplificata per il caricamento massivo delle comunicazioni di smart working cliccando sul link, ai sensi del DPCM del 1° marzo 2020.

Per quanto riguarda le PA, Il Ministro per la pubblica amministrazione ha adottato la circolare n.1 del 4 marzo 2020 con oggetto “Misure incentivanti per il ricorso a modalità flessibili di svolgimento della prestazione lavorativa”. La riorganizzazione necessaria a favorire il lavoro a distanza non è più un suggerimento, ma un obbligo, come necessaria conseguenza delle misure scritte nel primo decreto Coronavirus, il Dl 9/2020.

 

Il ruolo delle email

Secondo la circolare per la PA, i principali provvedimenti per arginare il Coronavirus sul posto di lavoro sono:

  • ricorso in via prioritaria allo smart working
  • ricorso a strumenti per la partecipazione da remoto a riunioni e incontri di lavoro (sistemi di videoconferenza e call conference)
  • utilizzo di soluzioni “cloud” per facilitare la condivisione di dati, informazioni e documenti
  • uso di dispositivi di proprietà del dipendente, a fronte dell’indisponibilità o insufficienza di dotazione informatica dell’amministrazione

Al fine di garantire prestazioni lavorative buone anche da remoto, le email si dimostrano strumenti fondamentali per condividere informazioni e documenti e mantenere i contatti con i clienti e i datori di lavoro.

I tools per l’invio di email automatiche, inoltre, possono essere gli alleati perfetti per creare liste e dividerle in segmenti in modo facile e veloce, permettendoti di organizzare il tuo lavoro da casa al meglio.

Piattaforme per l’email marketing – come la nostra EmailChef – oppure servizi smtp come TurboSMTP sono utili per tracciare i risultati, misurare il traffico e analizzare le metriche (open rates, click.through rate e bounce rate). Oltretutto, in un periodo di emergenza sanitaria come questo, ci sono almeno tre motivi per i quali le email potrebbero diventare il canale preferenziale anche per diffondere informazioni fondamentali sul Coronavirus (nuove norme, decreti e circolari) e per facilitare i contatti non solo tra lavoratori, ma anche – nelle scuole e nelle università – tra studenti, professori e uffici amministrativi.

 

3 motivi per cui preferire la comunicazione per email ai tempi del Coronavirus

La posta elettronica rappresenta oggi uno strumento fondamentale, usato dagli enti pubblici, dai cittadini, dalle imprese, per la trasmissione di informazioni, documenti e materiale in formato elettronico. L’e-mail è l’evoluzione digitale della lettera cartacea.

La posta elettronica permette a due o più soggetti di scambiarsi messaggi e materiale di diverso formato (audio, video, ecc.) in modo rapido, semplice ed economico e a distanza. Ecco tre motivi per i quali le email possono essere un valido strumento in uno stato d’emergenza:

  1. Le email possono essere utilizzate da diverse postazioni

    Qualunque sia il supporto (un tablet, un pc fisso o portatile, uno smartphone)le email possono essere aperte ovunque. Questa caratteristica le rende particolarmente inclini ad adattarsi alla modalità smart working promossa dal Governo nello stato di allerta per il Coronavirus.

  2. Le email sono uno dei metodi più utilizzati per la comunicazione istituzionale

    Per diffondere circolari aziendali, nuove norme o per comunicare in modo sicuro con i lavoratori, le email sono il mezzo più adatto. Nell’art.14 del decreto testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa si stabilisce la validità della trasmissione di documenti alla Pubbliche Amministrazioni per via telematica. L’ e-mail rappresenta, quindi, per i cittadini un valido mezzo di comunicazione e uno strumento per la trasmissione di documenti e certificati. Per lo stesso motivo può essere facilmente utilizzata anche nel mondo della scuola e delle università, che di recente ha subito un blocco preventivo per il Coronavirus.

  3. Le email sono il mezzo più efficace per raggiungere molte persone

    Le email possono raggiungere un numero potenzialmente illimitato di persone. Strumenti per l’automazione dell’email marketing, come la nostra piattaforma EmailChef, sono in grado di facilitare sia la comunicazione esterna, sia quella interna (ossia all’interno di un’organizzazione). Implementare l’uso della posta elettronica rappresenta un passo decisivo per un cambiamento nella direzione della trasparenza, della digitalizzazione, della dematerializzazione e della semplificazione del lavoro.

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