Per inviare la newsletter ai tuoi contatti avrai bisogno che le tue e-mail siano GDPR friendly. Ma quali sono gli elementi fondamentali per garantire il rispetto della privacy?
Le aziende che sfruttano l’e-mail marketing per la promozione del proprio brand sono sempre di più, ma solo quelle che garantiscono il rispetto del GDPR stanno agendo legalmente. Sempre più marchi che non hanno osservato le indicazioni della normativa, infatti, stanno ricevendo multe da capogiro (comprese anche tra i 10 e i 20 milioni di euro!).
Il GDPR non riguarda direttamente l’e-mail marketing ma, nonostante ciò, non rispettarlo potrebbe costarti molto caro.
In fase di iscrizione alla mailing list i tuoi contatti devono avere accesso a un’informativa chiara che indichi chi sono le persone coinvolte nel trattamento dati, e per quali obiettivi vengono raccolte le informazioni.
In questo articolo ti spigherò a cosa prestare attenzione per garantire il rispetto della normativa e in quale modo il GDPR influisce su chi fa e-mail marketing.
Protezione della privacy e newsletter: in che modo il GDPR influisce sull’e-mail marketing?
Il GDPR è il regolamento europeo che si occupa della protezione dei dati personali e se ti occupi di e-mail marketing ne avrai probabilmente già sentito parlare. Infatti, anche se in realtà la normativa non si preoccupa di parlare direttamente della comunicazione via e-mail, in realtà influisce anche su questo canale di comunicazione.
In quale modo? Per inviare la newsletter agli iscritti della tua mailing list dovrai raccogliere alcuni dati personali degli utenti, tra cui il loro nome, cognome e indirizzo di posta elettronica. Per questo motivo il GDPR riguarda anche te: queste informazioni, infatti, vengono protette dal regolamento per la privacy e rispettarlo può evitarti parecchi problemi.
Le aziende che non si sono adeguate al GDPR hanno infatti ricevuto sanzioni salatissime, con multe che hanno raggiunto anche i 10 o 20 milioni di euro a seconda della gravità della violazione.
Puoi però evitare brutte sorprese adeguando il modulo di iscrizione alla tua mailing list: in questo modo potrai assicurarti di inviare sempre dei contenuti GDPR friendly.
In che modo? Te lo spiego nel prossimo paragrafo.
Adeguare l’e-mail marketing al GDPR in 3 punti: ecco come garantire il rispetto dell’informativa per la privacy.
Garantire il rispetto della normativa per la privacy non è una missione impossibile, ma dovrai assicurarti che i moduli di iscrizione alla tua newsletter rispettino alcune precise indicazioni.
Prima di tutto, dovrai occuparti di scrivere una privacy policy chiara, in cui siano specificate le finalità del trattamento delle informazioni raccolte e le responsabilità della gestione dei dati.
Se non sai da dove partire, ho cercato di renderti il lavoro più semplice. Ti ho infatti preparato una check list per rispettare le principali indicazioni del GDPR.
- Presta attenzione al contenuto minimo dell’informativa.
Durante la registrazione alla newsletter, è necessario che tu fornisca alcune informazioni ai nuovi iscritti. Tra quelle più importanti rientrano le finalità del trattamento: dovrai quindi chiarire per quale scopo utilizzerai gli elementi raccolti.
I dati dei nuovi iscritti ti serviranno per fare delle ricerche di mercato? Li userai per inviargli del materiale commerciale? Ecco, gli utenti devono sempre essere informati su come userai le loro informazioni.
Inoltre, dovrai comunicare agli iscritti i dati del titolare del trattamento e del responsabile della protezione dati. In questo modo sarà possibile identificare con facilità chi si occupa di gestire le informazioni degli utenti e chi ne garantisce la protezione.
Non dimenticare poi di comunicare per quanto tempo i dati raccolti verranno conservati e rendi sempre chiaro in che modo è possibile aggiornare o o cancellare le informazioni fornite.
Il GDPR prevede però che vengano resi noti anche altri elementi: per questo motivo ti consiglio la lettura dell’art. 13.
- La privacy policy deve essere facilmente comprensibile dagli iscritti.
Dimentica il linguaggio tecnico e complesso: il GDPR prevede che le informazioni contenute nella privacy policy debbano essere facilmente accessibili e comprensibili da parte di tutti. Il tuo obiettivo deve quindi essere quello di semplificare quanto più possibile la lingua usata.
Niente burocratese insomma: preferisci una comunicazione chiara e alla portata di tutti. Ricorda poi che Emailchef rende possibile inserire il link per l’informativa sulla privacy direttamente nel modulo di iscrizione alla newsletter. Puoi infatti facilmente aggiungere questo elemento inserendo il bottone Privacy Policy Disclaimer.
- Disiscriversi dalla newsletter deve essere un’operazione semplice
Se l’utente non è più interessato a ricevere i tuoi contenuti, deve avere la possibilità di annullarne la ricezione con facilità.
Per questo motivo, all’interno delle tue e-mail dovrà sempre essere presente il tasto “unsuscribe”. Per renderti le cose più semplici, il team di Emailchef ha pensato di inserire in maniera automatica questo bottone all’interno della tua newsletter: in questo modo i tuoi contatti potranno facilmente essere rimossi dalla mailing list.
Utilizzi una piattaforma per l’e-mail marketing? Per essere conforme al GDPR devi comunicarlo agli iscritti.
Includere tutte le informazioni viste fin’ora non è però sufficiente per essere GDPR compliant. Se utilizzi Emailchef (o qualsiasi altra piattaforma per l’email marketing) dovrai infatti comunicarlo ai tuoi iscritti.
Nel momento in cui crei la campagna da inviare agli utenti, infatti, i dati dei tuoi iscritti dovranno essere necessariamente condivisi con Emailchef ed è per questo motivo che le persone dovranno esserne informate.
Infatti, quando utilizzi una piattaforma terza per gestire le campagne di e-mail marketing, l’informativa dovrà specificarlo.
Comunica sempre:
- i server dove risiederanno i dati raccolti;
- le procedure di sicurezza messe in atto per la protezione delle informazioni;
- i dati a cui la piattaforma ha accesso.
Durante la creazione del form per l’iscrizione, Emailchef rende poi possibile inserire un elemento chiamato Emailchef Disclaimer. In questo modo potrai assicurarti che i tuoi iscritti sappiano che userai Emailchef come piattaforma esterna per la tua comunicazione via e-mail.
GDPR: proteggere la privacy degli utenti può evitarti multe da capogiro.
Seppure il GDPR non si occupi di regolare l’e-mail marketing in maniera diretta, in realtà sono molti i modi in cui la normativa influisce sulla comunicazione via posta elettronica.
Infatti, l’obiettivo del GDPR è quello di garantire la protezione della privacy delle persone e quindi anche di quei dati condivisi durante l’iscrizione a una mailing list.
Evitare multe da capogiro è però possibile mettendo gli utenti a conoscenza della privacy policy, informandoli dei modi in cui verranno utilizzati i dati e da parte di chi.
Per adeguare la tua newsletter al GDPR ti basterà quindi garantire il rispetto del contenuto minimo dell’informativa, scrivere una privacy policy semplice e chiara e rendere la disiscrizione alla newsletter un processo facile e veloce.
