Una guida completa a HubSpot con un tutorial step by step per integrarlo con l’email marketing (sincronizzando il lavoro dei sales con il reparto marketing).
Se gestisci un’azienda in crescita, prima o poi ti sei trovato davanti a una di queste situazioni: un commerciale che non sa nulla del contatto che sta per chiamare, un cliente che riceve un’offerta su qualcosa che ha già acquistato, un lead interessato che sparisce nel nulla perché nessuno lo ha seguito al momento giusto.
Situazioni che quasi tutti riconoscono, e che hanno quasi sempre la stessa origine: gli strumenti di marketing che non si parlano.
HubSpot CRM nasce esattamente per risolvere questo problema. È il software che tiene insieme clienti, trattative e comunicazioni in un unico posto, accessibile a tutto il team.
In questa guida vedremo cos’è, come funziona e come usarlo per far lavorare vendite e marketing nella stessa direzione.
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Qui sotto ne trovi uno che parla proprio di HubSpot e come far comunicare marketing e vendite 👇
IN QUESTO ARTICOLO
- Cos'è un CRM e a cosa serve (spiegato semplice).
- Cos'è HubSpot CRM e come funziona: moduli, integrazioni e piano gratuito.
- HubSpot CRM: le funzionalità principali per vendite e marketing.
- Integrazioni HubSpot: tutti gli strumenti che puoi collegare.
- HubSpot e email marketing: perché collegare il CRM con l’email marketing automation.
- Come integrare HubSpot con l'email marketing usando Zapier.
- Onboarding clienti automatico: come accogliere ogni nuovo cliente con Emailchef.
- HubSpot e Emailchef: inizia oggi ad allineare vendite e marketing.
Cos'è un CRM e a cosa serve (spiegato semplice).
Prima di entrare nel merito di HubSpot, vale la pena fermarsi un momento sul concetto di CRM, perché è uno di quei termini che si usano spesso, ma su cui non ci si sofferma mai davvero.
CRM sta per Customer Relationship Management, ovvero gestione delle relazioni con i clienti. Ma la traduzione in sé dice poco su cosa effettivamente sia un CRM.
Nella pratica, un CRM è allo stesso tempo sia una strategia che uno strumento:
- la strategia consiste nel mettere il cliente al centro di ogni processo aziendale, dal primo contatto fino al supporto post-acquisto;
- lo strumento è invece un software che permette a tutto il team di mettere effettivamente il cliente al centro dei processi aziendali ogni giorno, in modo consistente e condiviso.
Ma per capire davvero in cosa consiste un CRM, conviene partire da un esempio concreto.
Immagina di avere un’azienda con dieci commerciali e un team marketing.
Ogni commerciale gestisce i propri contatti su un foglio Excel personale.
Il reparto marketing invece invia una newsletter a una lista costruita nel tempo, senza però sapere chi tra quei contatti è già cliente.
Il customer service risponde alle richieste via email, senza sapere con quale commerciale quella persona ha trattato mesi prima.
Quando un cliente chiama per un problema, nessuno riesce a ricostruire rapidamente la sua storia. Quando un commerciale lascia l’azienda, porta con sé tutte le informazioni sui propri clienti. Quando il marketing vuole escludere i clienti già acquisiti da una campagna promozionale, non sa da dove cominciare.
Questo scenario, ovvero la frammentazione dei dati, la perdita di informazioni e la mancanza di visione condivisa, è la norma nelle aziende che crescono senza una struttura adeguata. E ha un costo reale, ovvero: opportunità mancate, clienti che si sentono ignorati, decisioni prese sulla base di percezioni invece che di dati.
Un CRM aziendale è, in parole semplici, un registro centralizzato e intelligente di tutte le relazioni che la tua azienda ha con i propri contatti: clienti, prospect, partner, fornitori. Ogni persona ha una scheda dedicata che raccoglie tutte le informazioni che la riguardano: chi è, come è arrivata da te, con chi ha parlato, cosa ha acquistato, quali email ha ricevuto, quali problemi ha segnalato e in che fase del processo commerciale si trova in questo momento.
La differenza rispetto a un semplice database o a un foglio Excel è che un CRM si aggiorna in tempo reale man mano che qualcuno del team interagisce con quel contatto, invia un’email, registra una chiamata o aggiorna lo stato di una trattativa. E tutti vedono sempre la stessa versione aggiornata dello stato del cliente.
Questo cambia il modo in cui l’azienda lavora in modo piuttosto profondo:
- Il commerciale che chiama un cliente sa già cosa gli è stato inviato via email e qual era l’esito dell’ultima conversazione, anche se a occuparsene era un collega.
- Il reparto marketing può segmentare i contatti in base a dove si trovano nel processo di acquisto e inviare comunicazioni pertinenti invece di messaggi generici.
- Il responsabile vendite può vedere in un colpo d’occhio quante trattative sono aperte, qual è il loro valore complessivo e dove si stanno bloccando, senza dover raccogliere aggiornamenti uno per uno dai commerciali.
- Il customer service sa già chi è quella persona quando apre un ticket, senza dover chiedere da capo la sua storia.
È importante però capire che un CRM è uno strumento che richiede che le persone lo usino in modo consistente. Il valore di un CRM cresce esponenzialmente con il tempo e con la qualità dei dati che vi vengono inseriti. Un CRM usato a metà, dove i commerciali aggiornano le schede solo quando gli viene chiesto, produce dati inaffidabili e non genera il valore atteso.
Per questo motivo, l’adozione di un CRM non è solo una decisione tecnologica ma anche organizzativa: richiede che i processi interni vengano ridefiniti attorno allo strumento, che i team vengano formati e che la direzione aziendale sia convinta del suo valore.
Le buone notizie sono due:
- i CRM moderni come HubSpot sono molto più intuitivi e facili da usare rispetto ai sistemi di dieci anni fa e la curva di apprendimento si è ridotta enormemente;
- il ritorno sull’investimento di un CRM ben implementato si misura in pochi mesi, non in anni.
Ma a questo punto viene da chiedersi: quale CRM scegliere?
Oggi esistono decine di software CRM sul mercato, con caratteristiche e prezzi molto diversi. Salesforce è il leader indiscusso per le grandi aziende, ma si porta dietro una complessità e un costo significativi. Microsoft Dynamics è ben integrato nell’ecosistema Microsoft. Zoho CRM è una soluzione economica con buone funzionalità.
Per le piccole e medie imprese che cercano uno strumento completo, moderno e con un piano di partenza gratuito, HubSpot CRM gratuito è oggi una delle scelte più diffuse e apprezzate.
Ti mostro perché nel prossimo paragrafo.
Cos'è HubSpot CRM e come funziona: moduli, integrazioni e piano gratuito.
HubSpot è una piattaforma software fondata nel 2006 a Cambridge, Massachusetts, da Brian Halligan e Dharmesh Shah.
I due hanno costruito l’azienda attorno a un’idea precisa: quella dell’inbound marketing, un approccio che ribalta la logica della pubblicità tradizionale. Invece di inseguire i potenziali clienti con messaggi invasivi, l’inbound marketing punta ad attrarre le persone giuste offrendo contenuti utili, rispondendo alle loro domande e costruendo fiducia nel tempo.
HubSpot nasce come strumento per mettere in pratica questa filosofia e negli anni è cresciuto molto oltre questo punto di partenza.
Oggi HubSpot è una piattaforma completa, articolata in moduli chiamati “Hub”, ognuno pensato per un’area specifica dell’azienda:
- Marketing Hub: per gestire campagne email, landing page, blog, social media e automazioni di lead nurturing.
- Sales Hub: per gestire la pipeline di vendita, le trattative, i contatti e automatizzare le attività commerciali.
- Service Hub: per il customer service, i ticket di supporto e la knowledge base.
- CMS Hub: per la creazione e gestione del sito web, integrata con tutti gli altri dati della piattaforma.
- Operations Hub: per sincronizzare i dati tra strumenti diversi e costruire automazioni avanzate.
Quello che rende HubSpot diverso dalla maggior parte dei concorrenti è che tutti questi moduli condividono lo stesso database di contatti. Non ci sono sincronizzazioni da configurare, dati che si duplicano o informazioni che si perdono nel passaggio da uno strumento all’altro.
Un contatto che compila un form sul sito entra nel Marketing Hub, viene lavorato dal Sales Hub quando diventa una trattativa, e passa al Service Hub quando ha bisogno di supporto, senza mai dover essere “trasferito” manualmente da un sistema all’altro.
Al centro di tutto c’è il CRM gratuito di HubSpot, il cuore della piattaforma.
Chiunque può attivarlo senza spendere nulla e iniziare subito a gestire contatti, trattative e attività commerciali. Questa scelta, ovvero quella di offrire gratuitamente uno strumento di valore reale, ha permesso a HubSpot di crescere fino a servire oltre 184.000 aziende in più di 120 paesi, diventando uno dei CRM più usati al mondo anche tra le PMI.
HubSpot non è quindi solo un CRM, ma un ecosistema in cui marketing, vendite e assistenza lavorano sugli stessi dati, in tempo reale, con una visione condivisa su ogni cliente. È proprio questa integrazione nativa che lo rende uno strumento di CRM marketing completo: non solo gestione delle trattative, ma anche base dati per tutte le attività di comunicazione verso i clienti.
HubSpot CRM: le funzionalità principali per vendite e marketing.
Capire cosa fa concretamente HubSpot CRM è il modo migliore per valutare se fa al caso della tua azienda.
Vediamo quindi come funziona nella pratica, partendo dalle funzionalità che fanno la differenza più immediata.
1. Gestione dei contatti e delle aziende con HubSpot CRM.
Ogni persona che entra in contatto con la tua azienda ha una scheda dedicata nel CRM. Che si tratti di un lead che ha compilato un form sul sito, di un cliente storico o di un potenziale partner, HubSpot raccoglie automaticamente tutte le informazioni che lo riguardano in un unico posto: le email che gli hai inviato e se le ha aperte, le pagine del sito che ha visitato, le telefonate registrate, le note dei colleghi, i meeting fissati e le trattative in corso o già concluse.
Questo significa che prima di chiamare qualcuno non devi più fare ricerche tra email, appunti e fogli Excel. Apri la scheda di quella persona e trovi già tutto: tre settimane fa ha visitato la pagina dei prezzi, ha aperto la tua ultima email ma non ha cliccato su nulla, e un collega lo aveva contattato sei mesi fa senza successo. Quella telefonata parte da una base completamente diversa rispetto a una chiamata senza contesto.
Oltre alle schede contatto, HubSpot gestisce anche le schede azienda. Ogni contatto viene collegato automaticamente all’azienda per cui lavora, in modo che tu possa avere una visione completa di ogni relazione commerciale.
Se hai più interlocutori all’interno della stessa società, li vedi tutti insieme, con la loro storia, le trattative passate e il fatturato generato nel tempo. È particolarmente utile nel B2B, dove spesso si ha a che fare con più persone della stessa organizzazione e tenere traccia di tutto diventa complicato senza uno strumento adeguato.
2. Come HubSpot CRM organizza le trattative di vendita.
Questa è probabilmente la funzionalità che i team commerciali usano di più, e quella che rende immediatamente visibile il valore di HubSpot nel lavoro quotidiano.
Partiamo dal problema che risolve.
In molte aziende, la gestione delle trattative è ancora affidata a fogli Excel, email sparse o alla memoria dei singoli commerciali. Il risultato è che nessuno ha una visione chiara e aggiornata di quante opportunità sono in corso, a che punto sono e quali rischiano di perdersi. Il responsabile commerciale deve fare il giro dei colleghi per raccogliere aggiornamenti, e spesso le informazioni che ottiene sono parziali o non aggiornate.
HubSpot risolve questo problema con uno strumento chiamato pipeline di vendita. Si tratta di una bacheca visiva dove ogni trattativa in corso occupa una posizione corrispondente alla fase in cui si trova.
Le fasi tipiche sono:
- primo contatto;
- proposta inviata;
- in negoziazione;
- chiusa con successo;
- chiusa senza accordo.
Man mano che la trattativa avanza, il commerciale la sposta da una fase all’altra con un semplice clic. In questo modo la bacheca riflette sempre, in tempo reale, lo stato effettivo di tutto il lavoro commerciale dell’azienda.
Ogni trattativa ha una scheda dedicata che raccoglie tutte le informazioni rilevanti: il valore economico, il nome del commerciale responsabile, la data di apertura, le attività svolte fino a quel momento e i prossimi passi previsti. Nulla va perso, e chiunque nel team può capire in pochi secondi a che punto è quella specifica opportunità, anche se non se ne è mai occupato direttamente.
Il vantaggio di avere tutto in una sola schermata è immediato.
Si vede subito quante trattative sono aperte, qual è il loro valore complessivo e dove si stanno bloccando. Se in una fase si accumulano troppe trattative ferme da settimane, è un segnale chiaro che qualcosa non funziona in quel passaggio del processo. Forse le proposte non sono abbastanza convincenti, manca un follow-up adeguato o magari il prezzo è un ostacolo ricorrente. Avere questa visibilità permette di intervenire prima che le opportunità si perdano definitivamente.
HubSpot permette inoltre di creare più pipeline separate, ognuna con le proprie fasi personalizzate in base alle esigenze specifiche dell’azienda. Chi vende sia prodotti che servizi può avere una pipeline dedicata per ciascuno, con fasi diverse che rispecchiano i processi commerciali di ogni linea di business. Chi opera su mercati diversi può avere una pipeline per l’Italia e una per l’estero. La flessibilità è totale.
A ogni fase della pipeline si può associare una percentuale di probabilità di chiusura.
Ad esempio, una trattativa in fase di “primo contatto” potrebbe avere una probabilità del 10%, mentre una in fase di “proposta inviata” potrebbe salire al 40%. HubSpot usa queste percentuali per calcolare automaticamente una previsione del fatturato atteso, moltiplicando il valore di ciascuna trattativa per la sua probabilità di chiusura.
È uno strumento di pianificazione molto utile per chi deve fare previsioni di budget o valutare le performance del team commerciale.
Il risultato finale è che il responsabile commerciale ha sempre una visione completa e aggiornata della situazione, senza dover fare riunioni di aggiornamento o inviare email ai colleghi chiedendo come stanno andando le trattative. Apre HubSpot, guarda la pipeline e ha tutto quello che gli serve per prendere decisioni.
3. Lead scoring con HubSpot: come capire chi è davvero interessato.
Non tutti i contatti nel tuo database sono uguali, anche se a prima vista potrebbero sembrarlo. Alcuni hanno compilato un form sul tuo sito tre anni fa e non hanno mai più aperto una tua email.
Altri hanno letto le ultime cinque newsletter, hanno visitato la pagina dei prezzi due volte questa settimana e hanno guardato un video di presentazione del prodotto fino in fondo.
Chi dei due è più pronto ad acquistare? La risposta è ovvia: i secondi. Ma senza uno strumento adeguato, queste due persone finiranno nella stessa lista e verranno contattate nello stesso modo, con la stessa priorità.
HubSpot risolve questo problema con una funzionalità chiamata lead scoring, che in italiano si può tradurre come “punteggio dei contatti”.
Il concetto è semplice: a ogni contatto viene assegnato automaticamente un punteggio numerico che cresce o diminuisce in base al suo comportamento nel tempo. Ogni azione che compie vale un certo numero di punti: apre un’email, guadagna punti; clicca su un link, ne guadagna altri; visita la pagina dei prezzi o quella di contatto, il punteggio sale in modo significativo.
Al contrario, se un contatto non interagisce con nulla per un lungo periodo, il suo punteggio scende, a indicare che l’interesse si è probabilmente raffreddato.
La parte più utile è che puoi configurare tu stesso quali comportamenti contano di più, in base a quello che sai del tuo processo di vendita. Se dalla tua esperienza sai che chi visita una certa pagina del sito è quasi sempre prossimo all’acquisto, puoi assegnare a quella visita un punteggio molto alto. Se sai che chi scarica un determinato documento è in genere ancora in una fase esplorativa, puoi assegnargli un punteggio più basso. E questo cambia concretamente il modo in cui lavora il team commerciale.
Invece di ricevere una lista piatta di contatti da chiamare in ordine di arrivo, i commerciali vedono una lista già ordinata per priorità: in cima ci sono le persone che hanno mostrato il maggiore interesse negli ultimi giorni, quelle con cui vale la pena parlare subito.
In più, il marketing può impostare un’automazione che avvisa il commerciale nel momento in cui un contatto supera una certa soglia di punteggio.
In pratica: appena qualcuno raggiunge un livello di interesse sufficientemente alto, il commerciale riceve una notifica e può contattarlo mentre l’attenzione è ancora alta. Questo tipo di tempismo fa spesso la differenza tra chiudere una trattativa e perdere un’opportunità.
4. Attività e promemoria automatici con HubSpot.
Gestire decine di contatti contemporaneamente, ognuno in una fase diversa, significa dover tenere traccia di moltissime cose: chi bisogna richiamare, chi aspetta un preventivo, chi non risponde da giorni.
HubSpot semplifica questo aspetto generando automaticamente un elenco di attività prioritarie per ogni commerciale, basandosi su quello che sta succedendo nel CRM.
Se una trattativa è ferma da dieci giorni senza aggiornamenti, il sistema segnala di contattare quel cliente. Se un contatto ha visitato la pagina dei prezzi il giorno prima, HubSpot lo evidenzia come una priorità per la mattina successiva.
Ogni attività ha una scadenza e una priorità, e appare nella dashboard personale del commerciale in modo chiaro e ordinato.
Il risultato è che invece di iniziare la giornata chiedendosi da dove cominciare, il commerciale trova già una lista strutturata di cose da fare, generata automaticamente in base a quello che sta succedendo con i suoi contatti.
5. Reportistica e dashboard di HubSpot: quali dati monitorare.
Prendere decisioni senza dati affidabili è uno dei problemi più comuni nelle aziende in crescita. Si sa che le vendite stanno andando bene o male, ma non si sa esattamente perché, né dove intervenire per migliorare. HubSpot include un sistema di reportistica integrato che trasforma i dati raccolti nel CRM in informazioni utili e leggibili, accessibili a tutti senza bisogno di competenze tecniche particolari.
Ogni utente può costruire la propria dashboard personalizzata con le metriche più rilevanti per il suo ruolo. Alcune delle più utili nella pratica quotidiana sono le seguenti.
- Numero di deal in pipeline per fase: permette di capire in un colpo d’occhio dove si concentra il lavoro commerciale e qual è il valore complessivo delle opportunità aperte in questo momento.
- Tasso di chiusura per fase:mostra in quale punto del processo si perdono più spesso le trattative. Se molte si bloccano nella fase di proposta, potrebbe essere un segnale che le offerte non sono abbastanza convincenti. Se si perdono durante la negoziazione, il problema potrebbe essere il prezzo o le condizioni contrattuali.
- Tempo medio di chiusura: indica quanti giorni passano in media dal primo contatto alla firma. È un dato fondamentale per fare previsioni di fatturato affidabili e per capire se il processo di vendita è efficiente o se ci sono rallentamenti evitabili.
- Performance dei singoli commerciali: mostrano quante trattative ha chiuso ciascuno, qual è il loro tasso di conversione e dove si differenziano i risultati tra i membri del team. Queste informazioni sono utili sia per premiare chi performa meglio, sia per capire dove intervenire con formazione o supporto.
- Fonti dei lead: rivelano quali canali di marketing portano i contatti che poi si trasformano effettivamente in clienti. Non tutti i lead hanno lo stesso valore: sapere che quelli provenienti dalle newsletter si chiudono più facilmente di quelli da Google Ads, ad esempio, permette di allocare il budget in modo più intelligente.
Fino a qualche anno fa, questo tipo di analisi era accessibile solo alle grandi aziende con team dedicati all’analisi dei dati. HubSpot le rende disponibili anche a una piccola impresa con un solo commerciale e un solo marketer, senza bisogno di esportare dati, costruire fogli Excel complessi o aspettare report mensili.
Integrazioni HubSpot: tutti gli strumenti che puoi collegare.
Quasi nessuna azienda parte da zero quando adotta un CRM. C’è già la posta elettronica, il calendario, uno strumento per le videochiamate, magari un e-commerce.
HubSpot non chiede di abbandonare nulla di tutti questi strumenti: si collega a quelli che già usi, in modo che le informazioni si aggiornino automaticamente senza dover copiare nulla a mano.
Ecco alcune integrazioni particolarmente utili per le PMI italiane:
- Gmail e Outlook: ogni email inviata o ricevuta viene registrata automaticamente nella scheda del contatto su HubSpot. Non serve fare nulla di manuale: la cronologia delle comunicazioni si aggiorna da sola, e chiunque nel team può vedere in qualsiasi momento quali messaggi sono stati scambiati con quella persona.
- Google Meet e Zoom: i meeting possono essere schedulati direttamente dal CRM e i dettagli della chiamata vengono salvati automaticamente nella scheda del contatto, insieme alle note e agli eventuali follow-up concordati.
- LinkedIn: è possibile vedere le informazioni professionali dei contatti direttamente all’interno di HubSpot, senza dover aprire un altro browser o cercare manualmente il profilo.
- Shopify e WooCommerce: se la tua azienda ha un e-commerce, le transazioni vengono sincronizzate automaticamente con il CRM. In questo modo puoi vedere la storia completa degli acquisti di ogni cliente, utile sia per il team commerciale che per il marketing.
- Zapier: permette di collegare HubSpot con qualsiasi altro strumento che non abbia un’integrazione nativa, aprendo possibilità praticamente illimitate. È proprio attraverso Zapier, ad esempio, che è possibile connettere HubSpot con Emailchef per automatizzare le comunicazioni post-vendita (di cui ti parlo nel prossimo paragrafo).
HubSpot e email marketing: perché collegare il CRM con l’email marketing automation.
HubSpot fa un lavoro eccellente nella gestione delle trattative, dei contatti e del processo commerciale. Ma c’è un aspetto che il CRM da solo non copre completamente: la comunicazione continuativa con i contatti nel tempo.
È qui che entra in gioco l’email marketing.
Un lead che ha visitato il sito ma non ha ancora comprato ha bisogno di essere accompagnato, informato, convinto gradualmente. Un potenziale cliente che sta valutando diverse opzioni ha bisogno di ricevere al momento giusto un contenuto che risponda ai suoi dubbi. Un nuovo cliente che ti ha appena scelto ha bisogno di sentirsi accolto, guidato nei primi passi e supportato prima che arrivi il primo ostacolo.
Tutto questo difficilmente avviene in modo spontaneo e sistematico senza uno strumento dedicato. L’email marketing è quello strumento: permette di costruire sequenze di email automatiche (quello che in gergo si chiama email marketing automation) che seguono ogni contatto in base a dove si trova nel suo percorso
Il problema è che questi due mondi (il CRM e l’email marketing) nella maggior parte delle aziende lavorano in modo separato.
Il commerciale chiude una trattativa su HubSpot, ma la piattaforma di email marketing non lo sa. Il nuovo cliente continua a ricevere email promozionali su qualcosa che ha già acquistato, invece di ricevere un messaggio di benvenuto, una guida all’uso o un supporto nei primi giorni cruciali. Il marketing nel frattempo continua a lavorare alla cieca, senza sapere quali contatti si sono trasformati in clienti e quali campagne hanno davvero contribuito alle vendite.
Va detto che HubSpot include al suo interno un sistema di email marketing nel Marketing Hub. Il piano gratuito di HubSpot offre funzionalità di base sufficienti per iniziare, ma le funzionalità avanzate (come l’automazione completa, la segmentazione evoluta e i report dettagliati) sono disponibili solo nei piani a pagamento, che possono comportare costi significativi man mano che l’azienda cresce.
Per questo motivo molte aziende scelgono di usare HubSpot gratis come CRM e affidarsi a una piattaforma di email marketing dedicata come Emailchef per gestire le comunicazioni. Una scelta spesso più flessibile ed economica, ma che introduce un rischio preciso: se i due strumenti non vengono collegati correttamente, si ricade esattamente nel problema descritto sopra.
La soluzione non richiede una riorganizzazione aziendale complessa. È sufficiente collegare CRM e email marketing in modo che i dati fluiscano automaticamente in entrambe le direzioni, seguendo due flussi precisi.
Il primo va dal marketing alle vendite.
Quando un contatto mostra interesse (apre un’email, clicca su un link, visita pagine chiave del sito) queste informazioni vengono inviate automaticamente al CRM. Il commerciale vede sulla scheda del contatto esattamente cosa ha letto e quando, e può fare una chiamata molto più mirata rispetto a un contatto a freddo.
Il secondo flusso va dalle vendite al marketing.
Quando il commerciale chiude una trattativa su HubSpot, questa informazione viene inviata automaticamente alla piattaforma di email marketing. Il sistema aggiorna il profilo del contatto, lo sposta nella lista corretta e fa partire automaticamente la comunicazione post-vendita più adeguata: un messaggio di benvenuto, una guida all’uso, un percorso di onboarding. E soprattutto, quel cliente viene escluso da tutte le comunicazioni promozionali destinate a chi non ha ancora acquistato.
È questo secondo flusso quello più spesso trascurato nelle aziende, eppure è quello che fa la differenza nella relazione con il cliente nel momento più delicato: quello immediatamente successivo all’acquisto.
Quando entrambi i flussi funzionano, vendite e marketing smettono di lavorare su dati diversi e iniziano a condividere la stessa visione su ogni cliente. Questo allineamento tra vendite e marketing ha un nome preciso: smarketing, termine reso popolare proprio da HubSpot e che nasce dalla fusione delle parole “sales” e “marketing”. Si tratta di un modo diverso di concepire il rapporto tra i due reparti, che smettono di essere mondi separati con obiettivi distinti e diventano un sistema unico che lavora verso lo stesso risultato: acquisire clienti, tenerli e farli crescere nel tempo.
Vediamo come costruire questa connessione in pratica.
Come integrare HubSpot con l'email marketing usando Zapier.
Dei due flussi che abbiamo descritto, quello che le aziende trascurano più spesso è il secondo: il momento in cui il commerciale chiude una trattativa su HubSpot e questa informazione dovrebbe arrivare automaticamente alla piattaforma di email marketing, per aggiornare il profilo del cliente e far partire la comunicazione post-vendita più adatta.
È esattamente questo flusso che costruiremo in questo tutorial, usando Zapier per connettere HubSpot a Emailchef.
Emailchef dispone di un’integrazione nativa con Zapier, il che significa che la connessione tra i due strumenti è ufficialmente supportata e configurabile in pochi minuti, senza bisogno di interventi tecnici.
Cos'è Zapier e come funziona.
Zapier è uno strumento che permette di collegare tra loro centinaia di applicazioni diverse, facendo fluire i dati da una all’altra in modo automatico, senza dover scrivere una riga di codice. È pensato per chi vuole automatizzare processi ripetitivi senza avere competenze tecniche particolari.
Il funzionamento di base è semplice. Ogni automazione su Zapier (chiamata “Zap”) è composta da due elementi: un trigger e un’azione.
Il trigger è l’evento che dà il via all’automazione: in questo caso, una trattativa che viene chiusa su HubSpot.
L’azione è ciò che succede di conseguenza: il contatto viene aggiunto automaticamente a una lista su Emailchef.
Si imposta una volta sola, e poi funziona in background ogni volta che un commerciale chiude una trattativa, senza che nessuno debba fare nulla manualmente.
Zapier offre un piano gratuito che copre un numero limitato di automazioni, e piani a pagamento per chi ha esigenze più avanzate. Per questa integrazione è utile verificare quale piano sia più adatto in base al volume di trattative che si gestisce ogni mese.
Step 1: preparare HubSpot.
Prima di connettere HubSpot con Emailchef, è necessario eseguire alcuni passaggi preparatori.
Una volta effettuato il login su Hubspot e selezionato CRM dal menù laterale a sinistra, troverai i Deals, ovvero le trattative in corso tra il team vendite e i clienti.
Ogni trattativa ha un nome, un valore, una connessione con un utente e altre informazioni utili. In questo esempio ci sono le varie fasi che portano un nuovo contatto a diventare cliente all’interno del percorso di trattativa.
L’obiettivo del tutorial è quindi quello di fare in modo che, quando il contatto si muove all’interno del percorso di trattativa e arriva alla conclusione, venga inviato su Emailchef e inserito nella lista dei clienti.
Una nota importante: all’interno della trattativa su HubSpot ci sono tutta una serie di campi ed effettivamente in alto a destra abbiamo anche il contatto aggiunto.
Zapier, però, legge i dati direttamente dalla scheda della trattativa, non da quella del contatto associato. In HubSpot queste sono due entità separate, e per poter inviare l’email del cliente a Emailchef è necessario aggiungere un campo email direttamente nella trattativa.
Per farlo, è necessario cliccare sulla rotellina delle impostazioni > Data Management > Properties.
Ora seleziona Create property per creare il nuovo campo con l’email del cliente.
Una volta creato il campo email, lo ritroveremo all’interno della scheda rapida del Deal.
Seleziona Add properties, cerca la proprietà con il campo email e selezionala. Poi salva le impostazioni.
Step 2: configurare Zapier.
Accedi al tuo account Zapier. Ti basterà l’account gratuito di Zapier perché saranno necessari solo 2 nodi.
Una volta effettuato il login, clicca su + Create per creare un nuovo zap.
A questo punto lo rinomino HubSpot to Emailchef.
Come trigger, ovvero come punto di inizio dell’automazione, seleziona HubSpot.
Come Trigger event, ovvero come evento che farà partire l’automazione, seleziona Update deal stage.
Se non lo hai già fatto, collega il tuo account HubSpot nella sezione Account. Quando avrai fatto, seleziona Configure per procedere con la configurazione.
All’interno della configurazione, dovrai inserire la Deal pipeline, ovvero la trattativa di riferimento. Io ho scelto Sales pipeline.
Successivamente scegli il Deal stage, ovvero lo step della trattativa per cui voglio far partire l’automazione. In questo caso seleziono Closed won, ovvero lo stadio che indica che la trattativa si è conclusa con successo.
Nella voce Additional properties to receive, seleziona il campo con l’email del cliente.
Se la tua trattativa contiene più informazioni che vuoi trasferire, puoi aggiungere ulteriori proprietà seguendo lo stesso procedimento.
Per questioni di semplicità, in questo tutorial mi limito all’inserimento del campo email che è quello obbligatorio per Emailchef.
Quando avrai finito, passa alla fase di Test e fai clic su Test trigger.
Zapier ha trovato un Deal con la mia trattativa e a questo punto posso procedere cliccando su Continue with selected record.
A questo punto possiamo tornare sulla dashboard per configurare lo step Action, ovvero l’azione, e scegliamo Emailchef.
Come Action event seleziono Add/update contact, perché mi interessa avere una lista clienti separata dalle altre liste.
Se non lo hai già fatto, effettua il login al tuo account Emailchef via API, poi fai clic su Continue.
Leggi anche: Come generare delle API Keys con Emailchef.
Ora possiamo configurare l’azione. Quindi, alla voce List, seleziona la lista in cui vuoi inserire il contatto. In questo caso io scelgo Lista clienti.
Alla voce Email, seleziona il campo con l’email dei clienti, in questo caso Email del cliente.
Se lo desideri, puoi aggiungere informazioni come nome, cognome, servizio richiesto, budget e così via. Per ognuna di queste informazioni, deve essere creato un campo all’interno della tua lista.
Quando hai terminato, vai avanti ed esegui un test facendo clic su Test step.
Se il test è andato a buon fine, e quindi accanto a Added to List vedi true, possiamo passare al prossimo step.
A questo punto entriamo su Emailchef > Liste e segmenti e scegliamo la lista dei clienti che abbiamo creato.
All’interno della lista puoi vedere anche l’utente che è stato appena aggiunto.
Ora puoi tornare su Zapier e cliccare su Publish per pubblicare il tuo zap: a questo punto tutto è pronto per la tua automazione.
Onboarding clienti automatico: come accogliere ogni nuovo cliente con Emailchef.
Ora che il contatto è entrato nella lista dei clienti attivi su Emailchef, si può far partire automaticamente una sequenza di email pensata per accogliere e accompagnare il nuovo cliente nei primi giorni dopo l’acquisto.
Questa fase si chiama onboarding: è il momento in cui il cliente capisce se ha fatto la scelta giusta, e in cui l’azienda ha la possibilità di costruire una relazione solida fin dall’inizio. È il primo passo di quello che si chiama marketing relazionale: la costruzione di un rapporto duraturo con il cliente che va oltre la singola vendita.
I primi giorni dopo l’acquisto, infatti, sono quelli in cui il cliente è più attento e più influenzabile: una buona esperienza in questa fase aumenta le probabilità che rimanga cliente a lungo, che acquisti di nuovo e che parli bene dell’azienda ad altri. Una cattiva esperienza, o peggio il silenzio, può far nascere dubbi anche in chi era convintissimo della propria scelta.
Senza un sistema automatizzato, questo momento dipende dalla memoria e dalla disponibilità del commerciale … e quindi è inevitabilmente discontinuo. Con HubSpot e Emailchef connessi, diventa invece un processo che parte da solo, ogni volta, per ogni nuovo cliente.
La sequenza parte da sola nel momento in cui il contatto entra nella lista.
Ecco un esempio di struttura che funziona bene nella maggior parte dei casi:
Email 1: email di benvenuto
- giorno 0, immediatamente dopo l'acquisto
- Oggetto: "Benvenuto! Ecco tutto quello che ti serve per iniziare"
- Contenuto: ringraziamento per l'acquisto, presentazione del team di supporto, link alle risorse principali (guide, video tutorial, FAQ).
- Tono: caldo, rassicurante, orientato all'azione.
Email 2: muovere i primi passi
- giorno 3
- Oggetto: "Hai già provato [funzionalità principale]?" (da personalizzare in base al prodotto o servizio)
- Contenuto: guida passo-passo alla funzionalità più importante, con screenshot o link a video.
- Call to action: accedi alla piattaforma e prova questa funzione.
Email 3: un pensiero a una settimana dall'acquisto
- giorno 7
- Oggetto: "Come sta andando? Siamo qui se hai bisogno"
- Contenuto: un breve messaggio per verificare che tutto stia andando bene, invito a contattare il supporto se ci sono dubbi, eventuale link a una sessione di formazione o onboarding call.
Email 4: come ottenere il massimo
- giorno 14
- Oggetto: "3 cose che i nostri clienti migliori fanno nelle prime due settimane"
- Contenuto: consigli pratici su come usare al meglio il prodotto o servizio, esempi di utilizzo avanzato e suggerimenti per ottenere il massimo.
Email 5: dopo il primo mese
- giorno 30
- Oggetto: "Un mese insieme: come sta andando?"
- Contenuto: un riassunto dei risultati e dei benefici ottenuti nel primo mese, invito a lasciare una recensione, eventuale introduzione a prodotti o servizi complementari.
Vuoi sapere come creare un’automazione di benvenuto con Emailchef?
Qui sotto trovi un video completo sull’argomento 👇
HubSpot e Emailchef: inizia oggi ad allineare vendite e marketing.
Il disallineamento tra vendite e marketing è uno dei problemi più comuni nelle aziende in crescita. Ed è anche uno dei più costosi, perché si paga in opportunità perse, clienti scontenti e budget sprecato.
HubSpot CRM è uno strumento che risolve gran parte di questo problema: centralizza le informazioni, rende visibile il lavoro commerciale e permette a tutti di lavorare sugli stessi dati. Il vero salto di qualità avviene quando HubSpot e una piattaforma di email marketing come Emailchef iniziano a lavorare insieme, condividendo gli stessi dati in tempo reale e attivando automaticamente le comunicazioni giuste grazie all’email marketing automation.
Da quel momento tutto funziona in modo automatico: il commerciale chiude una trattativa, il nuovo cliente riceve subito la comunicazione più adatta, e il marketing sa finalmente quanti lead si sono trasformati in clienti e quali campagne hanno davvero funzionato. Il risultato non è solo un processo più efficiente: è un sistema concreto per aumentare le vendite e fidelizzare i clienti nel tempo.
Il tutorial che hai appena letto ti ha già mostrato tutto quello che serve. L’unica cosa che manca, se non ce l’hai ancora, è un account Emailchef: puoi attivarlo gratuitamente e provarlo per 30 giorni, senza carta di credito e senza impegno.
