Guida pratica all’invio di email di marketing nel rispetto della Normativa Europea per la Protezione dei Dati Personali.
I messaggi di marketing che invii alla tua mailing list raggiungono gli iscritti direttamente nella loro casella di posta, nel momento che preferisci e ovunque si trovino.
Ma prima di lanciarti nella creazione delle tue email, ti consiglio di prenderti un attimo (o anche due) per assicurarti di conoscere la normativa di settore. I contenuti che vuoi comunicare agli iscritti saranno senza dubbio interessanti, ma non voglio che tu corra il rischio di inviarli illegalmente. E credo nemmeno tu.
Sì, perché quando decidi di fare email marketing uno dei punti chiave da tenere a mente è la protezione dei dati personali. E, se parliamo di Unione Europea, la normativa di riferimento è il GDPR.
Rispettare la normativa è fondamentale per due motivi:
- garantire la tutela dei dati personali degli iscritti può evitarti conseguenze legali anche parecchio spiacevoli;
- mantenere la fiducia dei tuoi clienti e potenziali clienti è decisamente importante per l’andamento del tuo business.
Oltre a ottenere il consenso esplicito di chi si registra alla mailing list, è essenziale che la gestione dei dati sia trasparente. Una privacy policy chiara e facilmente accessibile permette ai tuoi iscritti di comprendere come vengono trattate le loro informazioni personali, rafforzando la fiducia nel tuo brand.
Nell’articolo di oggi voglio parlarti di tutto ciò che devi sapere sul GDPR se fai email marketing e come rendere le tue comunicazioni sicure del punto di vista della normativa.
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Qui sotto ne trovi uno che parla proprio di come rispettare il GDPR nell’email marketing 👇
Indice dei contenuti.
- Il GDPR in breve: di cosa si tratta e perché è importante se fai email marketing
- Tutti i requisiti che l’email marketing deve soddisfare per essere a prova di GDPR
- Come rispettare le indicazioni del GDPR in materia di protezione dei dati personali
- Ma quali rischi si corrono se non vengono rispettate queste indicazioni?
- Rispettare il GDPR tutela la tua attività e rafforza il legame con la tua mailing list
- Faq su email marketing e GDPR
Il GDPR in breve: di cosa si tratta e perché è importante se fai email marketing.
Negli ultimi anni, il mondo digitale è stato trasformato da una serie di normative volte a garantire la protezione dei dati personali degli individui.
Tra queste spicca il GDPR (acronimo di General Data Protection Regulation), ovvero un regolamento dell’Unione Europea entrato in vigore nel maggio 2018.
Il GDPR è stato progettato per garantire la protezione dei dati personali dei cittadini europei e stabilisce regole rigorose sul modo in cui raccogliere, utilizzare e trattare i dati.
Questo significa che, se invii email di marketing dall’Unione Europea e/o verso cittadini europei, dovrai assicurarti che i loro dati, come indirizzo email e altre informazioni personali, siano trattati in modo sicuro, trasparente e conforme alla normativa vigente.
Tra i principi fondamentali del GDPR rientrano la trasparenza, la limitazione della raccolta dei dati e il diritto dell’utente di controllare le proprie informazioni personali.
La mancata osservanza di queste indicazioni può comportare sanzioni severe, ovvero fino al 4% del fatturato annuo o multe fino ai 20 milioni di euro.
Ma non è tutto.
Oltre a essere un obbligo legale, rispettare il GDPR dimostra trasparenza e responsabilità nella gestione dei dati, aumentando la fiducia dei tuoi iscritti e rafforzando la reputazione del tuo brand come affidabile e sicuro.
Tutti i requisiti che l’email marketing deve soddisfare per essere a prova di GDPR.
Per condurre campagne di email marketing in modo sicuro e conforme al GDPR, è fondamentale rispettare alcuni principi chiave che regolano la raccolta, il trattamento e la protezione dei dati personali.
In breve, stiamo parlando di:
- Consenso esplicito: non puoi inviare email promozionali senza il permesso chiaro ed esplicito dell’utente. Questo significa che il consenso deve essere ottenuto tramite un’azione chiara e inequivocabile, come la selezione di una casella di opt-in non preselezionata.
- Trasparenza e privacy policy: devi comunicare in modo chiaro come raccogli, utilizzi e conservi i dati personali. Gli utenti devono sapere chi raccoglie i loro dati, per quale finalità, per quanto tempo verranno conservati e con chi potrebbero essere condivisi. Una privacy policy chiara e accessibile è fondamentale per garantire questa trasparenza e deve essere facilmente consultabile.
- Diritto alla cancellazione (diritto all’oblio): gli utenti devono poter revocare l’iscrizione facilmente e senza ostacoli. Ogni email deve includere un link di disiscrizione funzionante e immediatamente efficace.
- Minimizzazione dei dati: raccogli solo i dati strettamente necessari per le tue finalità di marketing. Evita di richiedere informazioni superflue che potrebbero esporre gli utenti a rischi inutili.
- Protezione dei dati: devi adottare misure di sicurezza adeguate per proteggere le informazioni personali da accessi non autorizzati, perdite o violazioni. Questo include l’uso di crittografia, autenticazione a due fattori e backup regolari.
- Identità del mittente e indirizzo fisico: il GDPR richiede che ogni email indichi chiaramente chi è il mittente e includa un indirizzo fisico valido. Questo garantisce trasparenza e permette ai destinatari di sapere sempre da chi provengono le comunicazioni.
Come rispettare le indicazioni del GDPR in materia di protezione dei dati personali.
1. Ottieni il consenso esplicito degli iscritti per inviare loro delle email di marketing.
Secondo il GDPR è infatti necessario ottenere il consenso esplicito dalle persone prima di inviare loro email di marketing. Questo significa che i destinatari devono essere informati in modo chiaro su cosa stanno accettando e devono avere la possibilità di scegliere in modo consapevole.
Le aziende non possono quindi presumere il consenso dei destinatari per inviare comunicazioni di marketing. Piuttosto, devono ottenere un consenso chiaro e volontario. Questo aiuta a garantire che gli individui abbiano piena consapevolezza di come vengono utilizzati i loro dati personali.
In breve:
✔️ Gli utenti devono accettare attivamente di ricevere comunicazioni di marketing. Non sono consentite caselle pre-selezionate, poiché il consenso deve essere fornito in modo esplicito.
✔️ Gli utenti devono essere ben informati su come e perché i loro dati saranno utilizzati. Questo implica una chiara spiegazione del trattamento dei dati e del tipo di comunicazioni che riceveranno.
✔️ Il consenso deve essere tracciato per eventuali verifiche future. Le aziende devono mantenere una registrazione del consenso espresso da ogni utente.
Ma come si ottiene nella pratica un consenso esplicito da parte degli iscritti alla tua mailing list?
Uno dei metodi consigliati è tramite dei form di double optin, ovvero servendoti dei moduli di iscrizione a doppia conferma.
Mi spiego meglio.
Questo tipo di modulo richiede ai destinatari di confermare la loro iscrizione a una lista di invio attraverso una procedura a due passaggi. In altre parole, dopo aver compilato un modulo di iscrizione e inviato i propri dati, il destinatario riceve un’email di conferma che include un link o un pulsante per confermare nuovamente la propria iscrizione.
Per garantire che i tuoi contatti possano darti un consenso esplicito, i form di iscrizione di Emailchef sono di default di double optin.
Inoltre, è fondamentale specificare chiaramente l’uso dei dati nel modulo di iscrizione, includendo un link alla privacy policy e dettagliando le modalità con cui verranno utilizzati i dati degli iscritti.
2. Fornisci un’informativa sulla privacy chiara e accessibile.
Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) richiede che gli utenti siano informati in modo chiaro e trasparente su come vengono raccolti, utilizzati e protetti i loro dati personali. La privacy policy non deve essere un documento generico o difficile da comprendere, ma deve fornire informazioni dettagliate e facilmente accessibili in ogni fase dell’interazione con l’utente.
Ecco i punti essenziali che deve contenere:
- Quali dati raccogli.
Specifica esattamente quali informazioni raccogli sugli utenti.
Esempi di dati personali che potresti raccogliere includono:
- Dati identificativi: nome, cognome, data di nascita, indirizzo email, numero di telefono.
- Dati di navigazione: indirizzi IP, cookie, dati di localizzazione, preferenze di navigazione.
- Dati finanziari: numero di carta di credito, IBAN (se gestisci transazioni).
- Dati sensibili: informazioni sulla salute, convinzioni religiose o politiche (se pertinenti, devono essere trattate con particolare attenzione).
- Finalità del trattamento.
Devi spiegare chiaramente gli scopi per cui raccogli i dati.
Alcuni esempi di finalità del trattamento possono essere:
- Consenso esplicito: l’utente ha dato il consenso al trattamento (es. iscrizione alla newsletter).
- Esecuzione di un contratto: il trattamento è necessario per fornire un servizio richiesto dall’utente (es. acquisto su un e-commerce).
- Obblighi legali: i dati devono essere trattati per rispettare una normativa (es. fatturazione).
- Legittimo interesse: l’azienda ha un interesse legittimo a trattare i dati, bilanciando i diritti dell’utente (es. prevenzione delle frodi).
- Periodo di conservazione.
È obbligatorio dichiarare per quanto tempo i dati verranno conservati e quali criteri vengono applicati per stabilire la durata del trattamento.
Ad esempio potresti conservare i dati di registrazione fino alla cancellazione dell’account da parte dell’utente. I dati per scopi di marketing potrebbero essere conservati fino alla revoca del consenso da parte dell’utente, mentre i dati di fatturazione e contrattuali andrebbero conservati per il periodo previsto dalla legge (ad esempio 10 anni per motivi fiscali).
Se non è possibile specificare una durata precisa, è necessario indicare i criteri utilizzati per stabilirla (es. “I dati saranno conservati finché saranno necessari per fornire il servizio”).
- Condivisione con terze parti.
Se i dati vengono condivisi con fornitori di servizi esterni, come piattaforme di email marketing, CRM, o servizi di pagamento, è fondamentale che questa informazione venga chiaramente comunicata agli utenti nella privacy policy.
È importante specificare anche dove i dati vengono trattati e se vengono trasferiti al di fuori dell’Unione Europea.
Per farti un esempio, nel caso in cui la piattaforma di email marketing di cui ti servi, o altri fornitori di servizi esterni utilizzati dalla tua azienda, abbiano server o IP al di fuori dell’Unione Europea, è obbligatorio informare l’utente del possibile trasferimento dei dati verso paesi terzi.
Anche se la tua azienda ha sede nell’Unione Europea, i dati personali potrebbero comunque essere trasferiti al di fuori dell’UE, il che potrebbe comportare rischi legati alla protezione dei dati stessi. Se questi trasferimenti avvengono, è necessario spiegare quali garanzie sono adottate per proteggere i dati durante il trasferimento, ad esempio l’uso di clausole contrattuali standard o altri strumenti legali previsti dal GDPR.
Inoltre, la piattaforma di email marketing utilizzata potrebbe affidarsi a terze parti per l’invio delle email, come server SMTP o altre soluzioni per la distribuzione dei messaggi. Anche in questo caso, è obbligatorio informare l’utente che i dati potrebbero essere trasferiti all’estero.
📌 Affidarsi a Emailchef
significa garantire la protezione dei dati.
Con Emailchef, i dati degli utenti vengono conservati esclusivamente all’interno dell’Unione Europea, assicurando il massimo livello di protezione e piena conformità con il GDPR. E questo ci è possibile perché:
- ci affidiamo a TurboSMTP, piattaforma SMTP sviluppata internamente dal nostro team, che ci permette di garantire la conservazione dei dati in Europa e l’utilizzo di IP europei, assicurando così che tutti i trasferimenti di dati avvengano nel pieno rispetto delle normative europee sulla privacy.
- collaboriamo con IBM per l’implementazione di un’infrastruttura tecnologica solida e conforme alle leggi sulla privacy. Questo impegno ci ha permesso di offrire servizi di email marketing con server situati strategicamente in Europa e indirizzi IP europei.
In questo modo, puoi avere la certezza che i dati non saranno mai trasferiti al di fuori dell’Unione Europea, riducendo i rischi legati alla protezione delle informazioni personali e offrendo una sicurezza totale.
- Diritti degli utenti.
È fondamentale spiegare come gli iscritti possono accedere, correggere, o richiedere la cancellazione dei loro dati. Quindi dovrai sempre garantire:
✔️ il diritto di accesso: ovvero la possibilità di richiedere una copia dei dati trattati;
✔️ il diritto di rettifica: cioè la possibilità di correggere dati errati o incompleti;
✔️ il diritto alla cancellazione ( o diritto all’oblio): dovrai garantire la possibilità di richiedere la cancellazione dei dati;
✔️ il diritto alla portabilità: ovvero la possibilità di ricevere i propri dati in un formato leggibile e trasferirli ad altro fornitore;
✔️ il diritto di opposizione: cioè la possibilità di opporsi al trattamento dei dati per determinate finalità (es. marketing diretto);
✔️ il diritto alla limitazione del trattamento: ovvero la possibilità di limitare l’uso dei dati in determinate circostanze.
È importante indicare come l’utente può esercitare questi diritti, fornendo un contatto email o un modulo dedicato.
- Misure di sicurezza adottate.
Descrivi le misure implementate per proteggere i dati degli utenti da accessi non autorizzati o violazioni. Alcuni esempi includono:
- la crittografia dei dati per garantire la protezione durante la trasmissione e l’archiviazione;
- l’accesso limitato ai dati solo a personale autorizzato;
- backup periodici per prevenire la perdita di dati;
- la protezione da attacchi informatici, come firewall e sistemi di monitoraggio.
Gli utenti devono sentirsi sicuri nel fornire i loro dati, quindi la trasparenza su questi aspetti è fondamentale.
💡 Assicurati che la privacy policy sia facilmente reperibile su tutte le tue pagine di iscrizione e nel piè di pagina delle tue email. Con Emailchef, la privacy policy può essere facilmente integrata nei moduli di iscrizione e nelle email inviate.
3. Garantisci il diritto alla cancellazione.
Tieni presente che, per rispettare le indicazioni previste dal GDPR, gli iscritti alla mailing list devono poter revocare la propria iscrizione con la stessa facilità con cui si sono iscritti.
Quindi ti consiglio di inserire in tutte le tue email un link per la disiscrizione degli utenti dalla mailing list. Si tratta di un obbligo previsto non solo dal GDPR, ma anche dal CAN-SPAM Act, ovvero dalla normativa statunitense in materia di privacy.
Su Emailchef trovi diversi blocchi di pie’ di pagina personalizzabili e che contengono un link per la cancellazione. In questo modo darai la possibilità di annullare la propria iscrizione a chi non è più interessato a ricevere le tue comunicazioni.
All’iscritto basterà semplicemente cliccare sul link ‘Disiscrivimi’ e verrà automaticamente rimosso dalla tua mailing list.
Come implementare il diritto alla cancellazione in modo efficace
- Inserisci un link di disiscrizione in tutte le email, preferibilmente nel piè di pagina, con un testo chiaro come “Clicca qui per annullare l’iscrizione” o “Disiscrivimi”.
- Non complicare il processo di opt-out: la disiscrizione dovrebbe avvenire con un solo clic o, al massimo, richiedere un’ulteriore conferma.
- Evita barriere all’uscita: non obbligare l’utente a effettuare il login o a compilare lunghi moduli per annullare l’iscrizione.
- Elabora immediatamente la richiesta: il GDPR impone che la cancellazione avvenga senza ritardi ingiustificati.
Ma quali rischi si corrono se non vengono rispettate queste indicazioni?
Se non rispetti le indicazioni previste dal GDPR, potresti dover affrontare diverse conseguenze negative, sia in termini legali che di reputazione.
Per iniziare, il GDPR prevede multe significative per coloro che violano le sue disposizioni. Le multe possono essere fino al 4% del fatturato annuo globale dell’attività o fino a 20 milioni di euro, a seconda di quale importo sia maggiore.
Non rispettare la normativa GDPR, inoltre, può danneggiare gravemente anche la tua reputazione e la fiducia degli iscritti. La mancata protezione dei dati personali può far percepire ai destinatari che non rispetti la loro privacy e non tieni conto dei loro diritti, portando a una perdita di fiducia e a una diminuzione della fedeltà.
I destinatari delle email hanno il diritto di presentare reclami alle autorità di controllo competenti se ritengono che i loro diritti di protezione dei dati siano stati violati. Inoltre, possono intraprendere azioni legali dirette contro un’azienda per danni o risarcimenti in caso di violazione del GDPR.
Rispettare il GDPR tutela la tua attività (e i tuoi clienti) e rafforza il legame con la tua mailing list.
Il rispetto del GDPR nell’email marketing è quindi cruciale per mantenere la tua attività al sicuro da potenziali multe e problemi legali.
Ma va oltre: è un’imperativa dimostrazione di rispetto verso i tuoi clienti e la loro privacy.
Garantire il consenso esplicito, fornire opzioni di disiscrizione facili e scegliere piattaforme con server in Europa, non solo ti tiene al sicuro da possibili multe, ma anche da problemi legali con i tuoi clienti.
Si tratta di un modo tangibile per mostrare che prendi sul serio la privacy dei tuoi clienti e che ti impegni per proteggerla. In un’epoca in cui la fiducia è un bene prezioso e la tutela dei dati è un diritto fondamentale, rispettare il GDPR è più che una mossa legale: è una dichiarazione di intenti etici e un impegno verso la tua clientela.
E se desideri fare email marketing nel rispetto del GDPR, registrati ora a Emailchef: il primo mese è gratis!
Faq su email marketing e GDPR.
Il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) è una normativa dell’Unione Europea che disciplina la protezione dei dati personali. Regola come le aziende raccolgono, utilizzano e conservano i dati dei clienti, e impone obblighi stringenti in relazione al consenso, alla gestione dei dati e alla trasparenza. In ambito email marketing, il GDPR richiede che le aziende ottengano il consenso esplicito degli utenti prima di inviare comunicazioni commerciali.
In Italia, oltre al GDPR, ci sono il Codice della Privacy (Decreto Legislativo 196/2003) e il Codice del Consumo che si occupano del trattamento dei dati personali e delle comunicazioni commerciali, inclusi gli aspetti legati all’email marketing.
Sì, secondo il GDPR è necessario ottenere il consenso esplicito dell’utente per inviare email promozionali, salvo eccezioni specifiche come nel caso dell’esistenza di una relazione commerciale preesistente che consenta l’invio di comunicazioni relative ai prodotti o servizi acquistati.
Il consenso deve essere: libero, specifico, informato, inequivocabile e facilmente revocabile. Inoltre, deve essere dato tramite un’azione chiara (come un checkbox selezionato volontariamente).
L’informativa sulla privacy deve includere informazioni sul tipo di dati raccolti, la finalità del trattamento (come l’invio di email marketing), il periodo di conservazione dei dati, i diritti degli utenti e i dettagli sul titolare del trattamento.
Le richieste di cancellazione devono essere gestite prontamente, consentendo all’utente di essere rimosso senza ritardi e senza costi. Le modalità di disiscrizione devono essere semplici, come cliccare su un link in ogni email.
Le sanzioni possono arrivare fino al 4% del fatturato annuale globale dell’azienda o a 20 milioni di euro, a seconda di quale importo sia maggiore. Le sanzioni variano anche in base alla gravità della violazione.
L’azienda deve conservare prove documentali del consenso, come log delle iscrizioni, timestamp o registrazioni delle interazioni degli utenti con i moduli di iscrizione.
Sì, ogni email inviata nell’ambito di una campagna di email marketing deve contenere un link di disiscrizione facile da trovare, che consenta agli utenti di ritirare il loro consenso in qualsiasi momento.
Tra le best practice ci sono l’uso del double opt-in, l’inclusione di un link di disiscrizione, la gestione sicura dei dati personali, la trasparenza sull’uso dei dati e il rispetto dei diritti degli utenti.
No, non è consigliato. L’acquisto di liste di contatti potrebbe violare il GDPR, a meno che non si possa dimostrare che gli utenti abbiano dato il loro consenso esplicito per ricevere email promozionali.
Il titolare del trattamento è responsabile di garantire che il trattamento dei dati sia conforme al GDPR, di ottenere il consenso degli utenti e di garantire che i diritti degli utenti siano rispettati.
È importante stipulare contratti con i fornitori che stabiliscano chiaramente le responsabilità relative al trattamento dei dati, verificare che adottino misure di sicurezza adeguate e che abbiano politiche in linea con il GDPR.
Gli utenti hanno il diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati e opposizione al trattamento dei propri dati.
Le aziende devono mantenere documentazione accurata delle pratiche di trattamento dei dati, implementare procedure interne per garantire la conformità e essere pronte a rispondere alle richieste delle autorità competenti.
