Guida pratica per l’invio di un’email a più contatti senza utilizzare la funzione CC o CCN dei provider di posta tradizionali.
Quando invii email a più persone, proteggere la privacy dei destinatari è fondamentale.
Che si tratti di una newsletter aziendale, di un aggiornamento per i clienti o di una campagna marketing, è essenziale assicurarsi che ogni destinatario veda solo il proprio indirizzo e non quello degli altri.
Non si tratta solo di un modo per tutelare la loro privacy, ma anche di un requisito fondamentale per garantire il rispetto del GDPR (General Data Protection Regulation), la normativa europea che impone rigidi standard per la protezione dei dati personali.
Il rischio di un mancato rispetto?
Multe e sanzioni parecchio salate 😅.
Ma come inviare email a più destinatari senza incorrere in questi pericoli?
Te ne parlo in questo articolo.
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Perché inviare email a più contatti in CC e CCN non è mai una buona idea.
Quando si inviano email a più destinatari, una delle strategie più frequenti è quella di inserire i vari indirizzi in Copia Conoscenza (o in CC).
Questo significa che, trattandosi di un unico invio, chi riceve la tua email vedrà anche gli indirizzi degli altri destinatari.
Non è solo poco piacevole, ma è anche illegale. Nessuno di loro infatti ha dato il suo consenso a comunicare i propri dati a terzi.
E questa è una violazione del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, ovvero la normativa europea che tutela la privacy e i dati personali.
Una soluzione alternativa spesso utilizzata è quella di inserire tutti gli indirizzi in Copia Conoscenza Nascosta (o CCN).
Certo, questo permette di nascondere gli indirizzi dei destinatari ed è sicuramente una soluzione migliore, ma la sostanza non cambia, si tratta lo stesso di un invio unico a una lista di persone.
Questo significa che, in caso di segnalazione per spam, anche se da parte di un singolo destinatario, l’intera lista degli indirizzi e-mail viene esposta a dei rischi.
Invii di massa poco curati possono danneggiare la reputazione del tuo dominio. Se succede, anche le tue email future potrebbero essere automaticamente identificate come spam, riducendo drasticamente la possibilità che i tuoi messaggi vengano letti.
Un altro problema degli invii in CC/CCN è la mancanza di personalizzazione. Quando invii un’email a un gruppo di destinatari in Copia Conoscenza o Copia Nascosta, non puoi personalizzare il messaggio per ogni singolo utente. Tutti riceveranno la stessa email generica, senza il loro nome o dettagli specifici.
Ma c’è un modo per inviare email singolarmente a ogni destinatario, ma verso una lista di più contatti.
Come?
Te lo spiego nel prossimo paragrafo.
Come inviare un’email a più contatti senza violare il GDPR e compromettere la tua reputazione.
A questo punto la domanda sorge spontanea 😅.
Qual è il modo corretto per inviare email a più persone senza compromettere la loro privacy o la tua reputazione?
La risposta è semplice: attraverso invii separati e personalizzati.
Infatti, servendoti di uno strumento di invio professionale come Emailchef, potrai gestire invii multipli senza rischiare di spedire le tue email in spam o di rendere disponibili a tutti gli indirizzi dei tuoi contatti.
Immagina di poter inviare a ciascuno un’email che sembra scritta solo per lui, con il suo nome, dettagli personalizzati e contenuti su misura. Così facendo, rispetti la privacy di tutti i destinatari, e allo stesso tempo costruisci anche un rapporto più autentico e aumenti le probabilità che i tuoi messaggi vengano letti e apprezzati.
Invece di un’email generica che finisce dimenticata nella posta in arrivo, i tuoi destinatari riceveranno messaggi personalizzati e di valore.
Questo approccio non solo rispetta il GDPR e altre normative sulla privacy, ma offre anche una serie di vantaggi significativi per migliorare l’efficacia delle tue comunicazioni.
I principali vantaggi?
- Privacy e sicurezza: ogni destinatario riceve un’email esclusivamente indirizzata a lui, garantendo così la protezione dei suoi dati. In questo modo, eviti che gli indirizzi siano visibili tra i destinatari e ti assicuri di prevenire errori che potrebbero esporre a segnalazioni per spam o blocchi.
- Personalizzazione dei contenuti: con invii separati, è possibile includere dettagli personalizzati come il nome del destinatario, il suo ruolo o i suoi interessi specifici. Questo tipo di messaggi, che parla direttamente al destinatario, ottiene in genere tassi di apertura e interazione più elevati rispetto alle email generiche.
- Maggiore reputazione e migliore deliverability: gli invii personalizzati e separati riducono il rischio che i tuoi messaggi vengano identificati come spam. Le piattaforme di email marketing professionali, inoltre, aiutano a monitorare l’andamento delle tue campagne. Così facendo è possibile intervenire se ci sono problemi di consegna, mettendo in atto tutte le strategie per ottimizzare la deliverability, e migliorando così la reputazione del tuo dominio.
- Efficienza e automazioni: gli strumenti di email marketing professionale consentono di programmare le email e creare sequenze automatizzate che si adattano al comportamento degli utenti, come email di follow-up per chi apre l’email o azioni specifiche per chi clicca su determinati link. Questo tipo di automazioni non solo ti fa risparmiare tempo, ma ti permette anche di mantenere una comunicazione più fluida e naturale con i tuoi contatti.
Inviare un’email a più contatti con Emailchef: il tutorial completo.
Ok, passiamo alla pratica.
Come si invia un’email a più contatti servendoti di un software per l’email marketing professionale come Emailchef?
Per iniziare, se possiedi già una lista di contatti email, dovrai importarla su Emailchef.
Clicca su Liste e Segmenti e poi su Crea una nuova lista.
A questo punto dovrai:
- chiamare la tua lista come preferisci;
- certificare che la lista è conforme alla politica Anti-SPAM e all’informativa sulla privacy;
- cliccare su Crea.
Ora dovrai scegliere come aggiungere i tuoi contatti.
Potrai importarli da un XLS, XLSX, ODS, CSV, TXT oppure da Google Sheet e Google Contacts. Sarà possibile anche aggiungere manualmente i contatti o creare un form di iscrizione.
In questo caso possiedo già una lista di contatti in formato CSV e, dopo averla caricata, faccio clic su Importa.
A questo punto dovrai associare i campi del Nome, Cognome e Indirizzo Email e poi cliccare su Completa importazione.
In questo modo, i dati dei contatti vengono inseriti nella lista appena creata.
Una volta creata la lista, realizza la tua email con l’editor drag&drop, magari partendo da uno dei tanti template predefiniti di Emailchef.
Ti basterà utilizzare un solo testo per tutti i destinatari perché Emailchef, grazie ai segnaposto, personalizzerà la tua email con i loro nomi.
Ma passiamo all’invio.
Clicca sul menu di sinistra Campagne, poi seleziona Crea una campagna.
A questo punto seleziona il template dell’email che hai precedentemente creato con l’editor di Emailchef. Lo troverai nell’area I miei template. Quindi clicca su USA PER LA CAMPAGNA per selezionarlo e proseguire per l’invio.
Ora, non ti rimane che personalizzare i dati del tuo messaggio con l’oggetto e il preheader, selezionare la tua lista di contatti e decidere se inviare subito l’email o programmarla per un secondo momento.
PS: sei alla ricerca di un tutorial completo per l’invio della tua email?
Ne abbiamo uno che fa al caso tuo 👇
Vuoi inviare email a più destinatari? Una piattaforma per l’invio professionale tutela il tuo dominio e la privacy dei tuoi contatti.
In definitiva, inviare email a più destinatari in modo sicuro, rispettando la privacy e la normativa GDPR, è davvero essenziale per mantenere una buona reputazione e ottenere risultati concreti dalle tue campagne.
Grazie a invii personalizzati e strumenti professionali come Emailchef, non solo puoi evitare spiacevoli problemi di spam o di esposizione degli indirizzi, ma hai anche l’opportunità di costruire relazioni più solide con i tuoi destinatari. Un’email personalizzata e mirata fa sempre la differenza!
Se stai cercando una soluzione che ti aiuti a semplificare questi aspetti, Emailchef è la piattaforma perfetta per te.
Facile da usare, potente nelle funzionalità e orientata alla privacy, Emailchef ti permette di creare, personalizzare e inviare campagne a più destinatari senza rischi e con la massima efficacia.
Prova Emailchef ora: gestisci i tuoi invii in modo professionale e scopri quanto è semplice fare email marketing nel rispetto della privacy.
PS: i primi 30 giorni sono gratis!
