Per inviare contenuti via e-mail è fondamentale ottenere il consenso degli utenti. Ma come fare per garantire il rispetto del GDPR? Ecco alcuni consigli utili.
Le strategie di comunicazione digitale cambiano continuamente: ogni giorno vengono inventate nuove tecnologie, nuovi media e a volte stare al passo coi tempi può essere difficile. Per questo motivo, una domanda che spesso le aziende si pongono è: ma l’e-mail marketing è ancora così importante per la comunicazione commerciale?
In breve la risposta è sì.
Una buona campagna di e-mail marketing ti può aiutare a raggiungere i tuoi clienti, creando contenuti personalizzati e consentendo di aumentare le vendite (il tutto per un costo irrisorio). Devi però sapere che gestire una campagna di e-mail marketing può essere rischioso se non si conosce la normativa di settore.
Non solo mandare e-mail a chi non è interessato a riceverle potrebbe essere controproducente, ma addirittura persino illegale.
Per questo motivo, prima di iniziare a inviare le tue campagne, è opportuno avere una conoscenza di base delle leggi che regolano l’email marketing.
In questo articolo ti parlerò del GDPR, spiegandoti di cosa si tratta e come inviare delle e-mail nel rispetto della privacy.
GDPR: di cosa si tratta e perché conoscerlo può evitarti multe da capogiro.
Prima di lanciarti nella creazione della tua newsletter, ti consiglio di prenderti un attimo (o anche due) per assicurarti di conoscere la normativa di settore. I contenuti che vuoi comunicare ai tuoi clienti saranno senza dubbio interessanti, ma non voglio che tu corra il rischio di inviarli illegalmente. E credo nemmeno tu.
Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) è fondamentale in questo campo e sapere di cosa si occupa è la premessa per ogni campagna di e-mail marketing ben fatta. Non puoi semplicemente prendere tutti gli indirizzi di posta elettronica che riesci a trovare e inviare la tua newsletter senza averne l’autorizzazione. Magari alcune persone la segnaleranno come spam e la ignoreranno, ma se qualcuno decidesse di intraprendere un’azione legale contro di te, le conseguenze potrebbero essere anche molto serie.
In breve, in base al GDPR, devi richiedere il consenso dei tuoi clienti prima di potergli inviare e-mail. Se questo punto ti è chiaro, allora ti spiego meglio che cosa prevede la normativa.
Questo Regolamento è stato approvato dall’Unione Europea per proteggere la privacy digitale delle persone, regolamentando i vari tipi di autorizzazione online. In altre parole, il suo obiettivo principale è quello di dare ai cittadini dell’UE un maggiore controllo su come le loro informazioni vengono raccolte, archiviate e utilizzate online. Per questo motivo, i siti web devono ottenere il consenso degli utenti per somministrare le proprie campagne di marketing.
Attenzione però: questa legge si applica a qualsiasi sito che raccolga dati di cittadini dell’UE, indipendentemente dalla sede dell’azienda. Per questo motivo il GDPR ti riguarderà quasi sicuramente.
Quindi, anche se non hai la certezza che i visitatori del tuo sito web o gli iscritti alla mailing list provengano dall’UE, sarebbe comunque meglio adottare un approccio del tipo “meglio prevenire che curare”. Le violazioni del GDPR possono infatti comportare multe fino a 20 milioni di euro o al 4% del tuo fatturato.
Per rendere più sicura la tua campagna di e-mail marketing, Emailchef ha deciso di localizzare in Europa i suoi server, rendendoli conformi al 100% per soddisfare le richieste del GDPR.
Creare una mailing list secondo il GDPR: ecco alcune cose che dovresti sapere.
Le aziende che fanno e-mail marketing nel modo corretto sono quindi quelle che raccolgono solo gli indirizzi di chi ha autorizzato il trattamento dati. Ma come si ottiene questo consenso?
Le strade possibili sono due:
- L’autorizzazione implicita viene concessa quando esiste già un rapporto commerciale. Questo può significare che l’utente è un cliente attuale, che ha fatto una donazione alla tua associazione di beneficenza o che è un membro attivo del tuo sito web.
- Se invece non hai il permesso implicito di inviare un’e-mail a una persona, allora avrai bisogno di quello esplicito. In questo caso, l’autorizzazione espressa viene concessa quando qualcuno ti permette in modo diretto di inviargli campagne e-mail. Puoi ottenere questo consenso quando qualcuno inserisce ad esempio il proprio indirizzo nel modulo di iscrizione sul tuo sito web o presso un negozio fisico.
Se non hai ancora creato la tua mailing list, il modo migliore per farlo è quello di importare il database dei tuoi clienti all’interno di strumenti per l’e-mail marketing come Emailchef. In questo modo, potrai avere già una prima lista di indirizzi di cui hai ottenuto l’autorizzazione implicita.
Se invece devi ottenere un consenso esplicito, esistono molti modi per facilitarti questa operazione. Potresti ad esempio inserire un modulo di iscrizione alla newsletter sul tuo sito web, oppure invitare i clienti a scaricare la tua applicazione, raccogliendo così la loro autorizzazione al trattamento dei dati.
Indipendentemente dal metodo utilizzato per ricevere il loro indirizzo e-mail, la chiave per ottenere un consenso esplicito è essere chiari sul fatto che si stanno iscrivendo alla mailing list e che riceveranno contenuti da te.
Attenzione quindi a questo aspetto: il fatto che un dato personale sia reso pubblico non ti autorizza a utilizzarlo. Se ad esempio un utente ha condiviso su LinkedIn il suo indirizzo e-mail per motivi di lavoro, questo non significa che tu sia libero di raccoglierlo e di inviargli la tua newsletter.
Evita gli errori comuni seguendo i consigli per una newsletter GDPR friendly
Arrivati a questo punto avrai capito che l’autorizzazione per inviare i tuoi contenuti è più che importante, è fondamentale. Partendo da questa premessa, dovresti poi conoscere alcune pratiche utili per cercare di garantire il rispetto del GDPR nella tua campagna di e-mail marketing.
Infatti, anche una volta ottenuto il consenso, i dati contenuti nella tua mailing list non possono essere usati per sempre. Gli indirizzi e le informazioni raccolte hanno una scadenza e non possono essere utilizzate per più di 12 mesi per le finalità di profilazione e di 24 mesi per quelle di marketing.
Al di fuori di questo periodo i dati dovranno quindi essere cancellati o, in alternativa, potrai richiedere una nuova autorizzazione.
Ricorda poi che gli utenti potrebbero avere acconsentito a ricevere solo certi tipi di contenuti da parte tua. Una volta ottenuto il consenso per il trattamento dei dati, memorizza quali comunicazioni hanno deciso di ricevere e organizza i tuoi contatti su questa base. In questa maniera potrai garantire il rispetto delle scelte dei tuoi clienti.
Un’altra buona abitudine è quella di inserire, all’interno delle e-mail, un link che rimanda alla privacy policy. Evita di inserire direttamente allegati: potrebbero appesantire le dimensioni del tuo messaggio, facendolo finire direttamente tra lo spam.
Dovresti poi sapere che il GDPR non consente che si inviino contenuti da indirizzi anonimi o mascherati: il mittente che spedisce l’e-mail deve quindi essere chiaro e facilmente riconoscibile.
Ricorda poi di dare la possibilità agli utenti di cambiare idea. L’iscrizione alla mailing list non è un giuramento di fedeltà eterno ed è comune che le persone non siano più interessate a ricevere i tuoi aggiornamenti. Per questo motivo, sarebbe meglio inserire il bottone “unsuscribe” alla fine delle tue e-mail: in questo modo potrai dare la possibilità di revocare l’autorizzazione a chi non vuole più leggere i tuoi contenuti.
Lo so, speri che questo bottone serva il meno possibile. Ma vedrai che nel tuo caso nessuno potrà fare a meno di leggere i tuoi contenuti.
E-mail marketing: ottenere il consenso degli utenti è fondamentale per evitare sanzioni salatissime
Investire nell’e-mail marketing può aiutare la tua azienda a rendere più saldi i rapporti con i clienti. Tuttavia, inviare contenuti senza avere ottenuto prima la loro autorizzazione potrebbe comportare conseguenze anche parecchio costose.
Il GDPR è ben chiaro in materia: senza il consenso del cliente, l’azienda non può comunicargli i propri messaggi via e-mail. Ed è pur vero che per molti utenti è più facile ignorare la posta indesiderata che intraprendere un’azione legale, ma spedire i tuoi contenuti solo a chi ha effettivamente acconsentito a riceverli potrebbe evitarti multe da capogiro di cui faresti volentieri a meno.
Cerca di essere sempre chiaro e di comunicare in maniera esplicita quali obiettivi perseguirai utilizzando i dati che ti comunicheranno. Evita poi di avere ulteriori grattacapi affidandoti ai server 100% conformi al GDPR di Emailchef.
